Правило 12. Экономьте время на совещаниях

Совещания необходимо собирать только при наличии двух условий:

• без него не обойтись;
• оно подготовлено.

Совещания – один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности, и занимают они значительную часть рабочего времени.

Совещания займут меньше времени и станут более эффективными при выполнении следующих условий:

• цели совещания сформулированы конкретно, и повестка доведена до участников заблаговременно (предпочтительно в письменном виде);
  

• круг участников – по возможности минимальный;
  

• каждому приглашенному руководителю разрешено присылать вместо себя своего заместителя (или специалиста) по рассматриваемому вопросу;

• заранее определена общая продолжительность совещания и намечено время для рассмотрения каждого вопроса;
  

• назначены ответственные за подготовку и прохождение вопросов повестки совещания;
  

• подготовлены и заранее розданы участникам проекты решения по всем обсуждаемым вопросам;

• вопросы, оказавшиеся неподготовленными, снимаются решительно, причем в протокол совещания записывается замечание лицу, готовившему вопрос;
  

• председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активное участие каждого из приглашенных.
  
  

  Назад